Rejoignez notre équipe qui chaque jour contribue au bien-être de nos résidents !
Vos missions
Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons notre référent facturation afin d'assurer la continuité du service cet été.
Rattaché à l’adjointe de l’établissement, vous interviendrez sur les différentes thématiques suivantes :
L’accueil
- Accueillir les visiteurs extérieurs (intervenants, familles, publicitaires, prospects commerciaux…) et identifier leur demande.
- Contrôler l’accès et la circulation des personnes au sein de la structure.
- Faire émarger le registre des visiteurs et des intervenants extérieurs.
- En cas de livraison, prévenir le cadre du service concerné.
- Recevoir les résidents et leurs proches
- Réceptionner et tracer les appels téléphoniques, les orienter vers l’interlocuteur demandé ou prendre des messages. Savoir filtrer les appels indésirables (démarchage publicitaire)
- Actualiser l’affichage (éphéméride, menus, animations), les informations et les plaquettes commerciales mises à la disposition du public.
- Transmission orales et écrites (mail) des informations à toute l’équipe.
- Répondre aux demandes commerciales (téléphoniques, visites spontanées…) en l’absence de l’adjointe de Direction et de la Directrice en remplissant une Fiche contact
- Assurer la bonne tenue du poste accueil et coin café
Ainsi, vous êtes garant du bon accueil physique et téléphonique dans l'établissement et de la bonne transmission des informations lors de transferts téléphonique, de la prise en note de messages.
La gestion de la facturation
- Mettre à jour le tableau préparatoire à la facturation sur les données variables (repas, nouveau GIR, décision APA...)
- Etablir la facturation mensuelle clients
- Editer la facturation des communications (Easy Tax) et joindre à la facture du résident
- Etablir le solde de tout compte résidents et assurer le lien avec les notaires
- Transmettre au comptable les suivis des comptes chèque, carte bancaire validés par la direction
- Assurer en lien avec la direction et le comptable la validation des prélèvements clients
- Assurer la relance des règlements résidents et le suivi
- Imprimer les factures fournisseurs et joindre le bon de livraison concerné (le 5 du mois)
- Assurer le classement des factures fournisseurs / bons de livraison
- Compléter la balance âgée et reprendre les commentaires des mois précédents en lien avec le comptable et le contrôleur de gestion (le 15 du mois)
- Assurer l’impression des extraits du grand livre (le 15 du mois)
- Elaborer les factures APA / Aide sociale en lien avec le CD et assurer le suivi des règlements
- Compléter le tableau sur le site AMELI (entrées/sorties, hospitalisations, dépenses...)
- Relancer les fiches contacts à 30 jours
- Mettre à jour du classeur d’urgence : photos des résidents, coordonnées utiles
- Mettre à jour la liste des adresses mails des familles et envoyer au siège à la chargée communication France
Le poste a une polyvalence entre la partie Accueil qui est prédominante et la partie facturation.
Votre profil
Titulaire d’une formation assistanat manager et/ou de gestion, SP3S ou autre dans la santé, vous avez une expérience significative sur un poste multi-tâches alliant la qualité, l’efficacité, la réactivité et le sens de l’accueil idéalement dans le secteur de l’aide à domicile, en RSS, clinique, HP (…).
Vous avez:
- un sens aigu de la relation clients, une bonne élocution et êtes capable de prendre des initiatives.
- une bonne maîtrise rédactionnelle: orthographe, grammaire (…)
- une bonne utilisation du pack office (Word, Excel, Outlook).
- déterminer les besoins en matériels et équipements liés aux soins et gérer les commandes dans le respect du budget alloué.
Nous sommes très sensibles auprès de nos résidents:
- Au respect de leur dignité et de leur intégrité
- Au respect de leur liberté d’opinion, leurs croyances et de leur vie spirituelle
- Au respect de la déontologie, la bientraitance, l’éthique et la confidentialité
- A associer l’entourage, la personne de confiance, l’aidant dans son accompagnement
- A l’évaluation de ses besoins en matière d’éducation, de prévention et l’accompagnement de sa santé
- A la continuité de son accompagnement sur-mesure pour prévenir des situations de transition ou de rupture de son parcours
Vos horaires
- 9h00 à 13h00 et de 14h00 à 19h30
- en roulement
- 1 weekend sur 2
- Nous sommes sur un poste en temps plein.
Votre rémunération
2000€ brut mensuel (Incluant la prime ségur) + prime du dimanche + prime fin de CDD
Nos avantages au sein de notre groupe / maison
- Repas 3.50€
- Salle de repos équipée
- Cadre de travail agréable (parc, jardin)
- Prime de participation
- Prime de cooptation
- Accès facilité à la formation
- Possibilité d’évolution professionnelle,
- Avantages salariaux HelloCSE pour les CDI
- Nouvelles Voies : Aide juridique aux salariés
- Mutuelle : Nous nous engageons à toujours proposer aux salariés une couverture de complémentaire santé de qualité, facilitant l’accès aux soins.
- Mise en place d’un baromètre social tous les ans
- Prime qualité par an pour les non-cadres en CDI
Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.
Présentation de notre Maison
Notre maison de famille Les Vallées est une maison de retraite médicalisée moderne et chaleureuse située dans le quartier « Petite Garenne » de Colombes, dans un environnement pavillonnaire calme.
80 résidents semi-autonomes et dépendants y sont accueillis
Nos résidents bénéficient d’un grand jardin aménagé (espace ombragé, potager, parcours psychomoteur…), d’une restauration entièrement confectionnée sur place et de nombreuses sorties à l’extérieur sont rendues possibles grâce à notre minibus accessible aux personnes à mobilité réduite.
Chez Maisons de Famille France, notre NPS collaborateurs atteint +32, un score très encourageant qui reflète le bien-être de nos équipes et leur engagement au quotidien.
Le Net Promoter Score (NPS) collaborateurs est un indicateur qui mesure la probabilité qu’une personne recommande son entreprise à son entourage.
Mot de la directrice
Aux Vallées, nous avons à cœur d’accueillir chaque résident dans un environnement bienveillant, sécurisé et respectueux de son histoire, de ses besoins et de ses choix. Nos équipes s’engagent chaque jour avec humanité et professionnalisme pour offrir un accompagnement personnalisé, attentif au bien-être, au confort et au maintien du lien social. Les familles et les proches occupent une place essentielle dans cette démarche, fondée sur l’écoute et la confiance. C’est ensemble que nous construisons, au quotidien, un lieu de vie chaleureux et porteur de sens.
