Dans le cadre d'un départ en retraite, nous recrutons un secrétaire administratif pour notre EHPAD qui représente 142 lits.

Vos Missions

Accueil et gestion administrative courante

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des familles, visiteurs, fournisseurs.
• Traiter et dispatcher les courriers entrants et sortants.
• Organiser et classer les documents administratifs et dossiers résidents.

Suivi administratif des résidents

• Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers administratifs des résidents.
• Gérer la documentation légale : contrat de séjour, droit à l'image, documents de consentement, pièces justificatives.
• Suivre les dossiers APA : montage, envoi, relance auprès des autorités compétentes.

Facturation résidents

• Établir et transmettre la facturation mensuelle aux résidents ou familles.
• Suivre les règlements et relancer en cas d’impayés ou anomalies.
• Assurer la coordination avec la comptabilité du siège en cas de besoin.

Facturation fournisseurs

• Saisir et vérifier les factures fournisseurs.
• Suivre les bons de commandes, les livraisons et les engagements de dépenses.
• Assurer la transmission au siège ou au service comptable pour paiement.
• Gérer les éventuelles relances ou litiges fournisseurs.

Appui à la gestion interne et administrative

• Rédiger des courriers simples, mettre en forme des documents ou supports.
• Contribuer à la gestion logistique de certains événements ou animations internes.
• Apporter un appui administratif ponctuel à la direction ou aux autres services.

Cette liste n’est pas exhaustive évoluera en fonction des besoins de la Maison.

Titulaire d’une formation assistanat manager et/ou de gestion, SP3S ou autre dans la santé, vous avez une expérience significative sur un poste multi-tâches alliant la qualité, l’efficacité, la réactivité et le sens de l’accueil idéalement dans le secteur de l'EHPAD, l’aide à domicile, en RSS, clinique, HP (…).

Vous avez:

• un sens aigu de la relation clients, une bonne élocution et êtes capable de prendre des initiatives.
• une bonne maîtrise rédactionnelle: orthographe, grammaire (…)
• une bonne utilisation du pack office (Word, Excel, Outlook).
• déterminer les besoins en matériels et équipements liés aux soins et gérer les commandes dans le respect du budget alloué.

Nous sommes très sensibles auprès de nos résidents:

• Au respect de leur dignité et de leur intégrité
• Au respect de leur liberté d’opinion, leurs croyances et de leur vie spirituelle
• Au respect de la déontologie, la bientraitance, l’éthique et la confidentialité
• A associer l’entourage, la personne de confiance, l’aidant dans son accompagnement
• A l’évaluation de ses besoins en matière d’éducation, de prévention et l’accompagnement de sa santé
• A la continuité de son accompagnement sur-mesure pour prévenir des situations de transition ou de rupture de son parcours

Vos horaires

• 8h à 18h
• en roulement 
• 1 weekend sur 2

Votre rémunération 

Selon profil : entre 2100 - 2271€ brut mensuel (Incluant la prime ségur) + prime du dimanche + prime jours fériés

Vos avantages au sein de notre groupe / maison

• Repas 3.50€
• Salle de repos équipée
• Cadre de travail agréable (parc, jardin)
• Prime de participation
• Prime de cooptation
• Accès facilité à la formation
• Possibilité d’évolution professionnelle,
• Avantages salariaux HelloCSE pour les CDI
• Nouvelles Voies : Aide juridique aux salariés
• Mutuelle : Nous nous engageons à toujours proposer aux salariés une couverture de complémentaire santé de qualité, facilitant l’accès aux soins.
• Mise en place d’un baromètre social tous les ans
• Prime qualité par an pour les non-cadres en CDI

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.